เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 9

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 9

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 9 กรณีที่ต้องการให้ Excel แสดงตัวเลขแบบสุ่มมาให้ จะใช้ฟังก์ชั่นชื่อ Rand() ตัวเลขที่ได้จะมีค่าน้อยกว่า... 15:31:00

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 9

กรณีที่ต้องการให้ Excel แสดงตัวเลขแบบสุ่มมาให้ จะใช้ฟังก์ชั่นชื่อ Rand() ตัวเลขที่ได้จะมีค่าน้อยกว่า 1 เช่น 0.121423 เป็นต้น

1. แรงเงาช่วง A1:F3 แล้วพิมพ์สูตร =RAND()

2. กด CTRL + Enter จะได้ตัวเลขที่มีค่าน้อยกว่า 1 ดังรูปด้านล่างครับ

3. แรงเงาช่วง A4:F6 พิมพ์สูตร =Rand()*1000

4 กด Ctrl + Enter จะได้ตัวเลขที่มีค่าระหว่าง 1 ถึง 1000 (แต่มีจุดทศนิยม) ดังรูป

5.แรเงาช่วง A7:F9 พิมพ์สูตร =INT(RAND()*1000) แล้วกด CTRL + Enter จะได้ตัวเลขที่มีค่าระหว่าง 0 ถึง 1000 และเป็นเลขจำนวนเต็มดังรูป

1.14 เทคนิคการเรียงลำดับข้อมูล (Sort)

ถ้าต้องการเรียงลำดับในแบบที่แตกต่างไปจากปกติ ที่ Excel มีให้ ให้ทำได้ดังนี้

1.14.1 การเรียงลำดับ Column แทนที่จะเรียงแบบ Row (ซึ่งเป็นค่า Default)

ปกติจะเรียงลำดับในแนวนอน คือ Row แต่ถ้าต้องการเรียงลำดับในแนวตั้งคือ Column ก็ทำได้เช่นกัน

เลือกช่วง C2:F7 (ไม่รวม Heading ซึ่งในที่นี้คือ B2:B7) เลือกคำสั่ง Data, Sort จะได้จอภาพ Sort ขึ้นมา

2. เลือก “Options” จะได้จอภาพ Sort Options

3. เลือกตัวเลือก “Sort Left to Right” จากนั้น Click ที่ Ok จะกลับมาที่จอภาพ Data, Sort (ในข้อ 2)

4. กำหนดค่าใน “Sort By” เป็น Row7 (เรียงลำดับโดยใช้ Row ที่ 7 เป็น Primary Key)

5. กำหนดลำดับในการเรียงเป็น “Descending” และ Click ที่ OK

ผลลัพธ์จะเป็นดังภาพด้านล่างครับ

เราจะสังเกตเห็นว่า เกิดการเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย ดังภาพ ใน Excel 2010 เราสามารถทำเช่นนี้ได้เช่นกันครับ แต่หน้าจออาจต่างกันเล็กน้อย แต่ก็หาไม่ยากครับ ลองหาดูครับ

1.15 เทคนิคในการหาผลรวม

ในการหารผลรวมของตัวเลขใน Worksheet อาจนำ Range Name มาใช้ในการหาผลรวมในรูปแบบต่างๆ กันได้ดังนี้

กำหนดชื่อให้กับแต่ละพื้นที่ในแนวนอนและแนวตั้ง โดยในแนวตั้งคือ (ใช้คำสั่ง insert, Name, Define)

- พื้นที่ B1:B13 กำหนดชื่อเป็น Region_1

- พื้นที่ C1:C13 กำหนดชื่อเป็น Region_2

- พื้นที่ D1:D13 กำหนดชื่อเป็น Region_3

สำหรับในแนวนอนให้กำหนดชื่อตามรายชื่อเดือน คือ

- พื้นที่ B2:D2 กำหนดชื่อเป็น January

- พื้นที่ B3:D3 จนถึง B13:D13 กำหนด เป็น February จนถึง December ตามลำดับ

เมื่อกำหนดเสร็จแล้ว เราสามารถใช้สูตรในการคำนวณได้ดังนี้

· =SUM(Region_1) หมายถึง ผลรวมของ Cell B2 ถึง B13

· =SUM(Region_1:Region_2:Region_3)

หมายถึง ผลรวมของตัวเลขทั้งหมด

· =January Region_1 หมายถึง ค่าของการ Intersect กันระหว่างค่าใน Range ชื่อ January และ Range ชื่อ Region_1 ผลที่ได้ก็คือ ตัวเลข 91 (ใน Cell B2)

· =SUM((Region_1 January) : (Region_2 March))

หมายถึง หาผลรวมของค่าใน Region 1 ถึง Region 2 ตั้งแต่ เดือน January ถึง March จากตัวอย่างก็คือ การหาค่า ผลรวมจาก CellB2 ถึง C4 ซึ่งจะได้ผลลัพธ์ เป็นตัวเลข 365

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 8

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 8

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 8 หน้าจอที่จับภาพมาให้ดูเป็นตัวอย่างนี้ เป็นหน้าจอของ Excel 2010 น่ะครับ แต่วิธีการที่กล่าวต่างๆ ยังสามา... 00:47:00

เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 8
หน้าจอที่จับภาพมาให้ดูเป็นตัวอย่างนี้ เป็นหน้าจอของ Excel 2010 น่ะครับ แต่วิธีการที่กล่าวต่างๆ ยังสามารถใช้ได้ใน Excel 2000 ครับ...ผมไม่ได้ลง Excel 2000 ไว้ในเครื่องน่ะครับ ขอให้เข้าใจตามนี้น่ะครับทุกคน...:)

1.13 การใส่สูตร

การใส่สูตรจะต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย = แล้วจึงใส่สูตรตามหลัง ถ้าไม่ต้องการใส่เอง ให้พิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยฟังก์ชัน แล้วเลือกกดแป้นพิมพ์ตัวใดตัวหนึ่งต่อไปนี้

· ถ้ากด CTRL+A จะเข้าสู่ Wizard ของฟังก์ชั่นนั้น

·       ถ้ากด CTRL+SHIFT+A โปรแกรมจะแทรกตัวเลือก (Argument) ให้อัติโนมัติ

11.13.1 สูตรมีมากกว่า 1 บรรทัดใน 1 Cell

บางครั้งสูตรอาจยาวมา และเราต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ใน Cell เดียวกัน ให้กด ALT+Enter สูตรจะแสดงให้เห็นมากกกว่า 1 บรรทัด

1.13.2 การ Copy สูตรหรือข้อมูล

ปกติเรามักจะใช้คำสั่ง Edit, Copy หรือการใช้ Mouse Drag และ Drop แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่เราสามารถใช้ได้คือ การใช้ปุ่ม Ctrl + Enter ดังนี้

1. เลือกช่วงที่ต้องการให้มีผลลัพธ์ เช่น จากรูปด้านล่าง ให้เลือกช่วง A4 ถึง C4 จากนั้นพิมพ์สูตรลงไป เช่น =Sum(A1:A3) จะได้จอภาพดังรูป

2. กดปุ่ม Ctrl + Enter จะได้ผลลัพธ์การคำนวณใน Cell B4 และ C4 ด้วย ดังรูปด้านล่างนี้

1.13.3 รอบปีของฟังก์ชั่น Date

การใส่ฟังก์ชั่นวันที่โดยใช้ปีเป็นตัวเลข 2 ตัวนั้น โปรแกรมจะแปลและให้ความหมายแตกต่าง ดังนี้

· ถ้าเป็นตัวเลข 00 ปี ถึง 29 หมายถึง 2000 ถึง 2029

· ถ้าเป็นตัวเลข 30 ถึง 99 หมายถึง 1930 ถึง 1999

แต่ถ้าต้องการกำหนดเอง ให้ใส่เป็นตัวเลข 4 ตัว ตามความเป็นจริง

1.13.4 ใส่วันที่เก็บ

กรณีที่ใส่วันที่ เดือน หรือ ปี เกินไปจากข้อจำกัด เช่น

1.13.5 แปลงรูปแบบของวันที่เป็นภาษาไทยหรืออังกฤษ

ถ้าต้องการแปลง Format ของวันที่เป็นไทยหรืออังกฤษ จะต้องไปแปลงที่ icon “Regional Settings” ที่อยู่ใน Control Panel ของโปรแกรม Windows หน้าจอ Regional Settings เป็นดังภาพด้านล่างนี้ครับ

จากนั้นจึงเลือกรูปแบบของภาษาตามที่เราต้องการดังภาพด้านบน

ปกติถ้าใช้ Windows Version ภาษาไทย โปรแกรมจะกำหนดให้เป็น “Thai” โดยอัติโนมัติ แต่ Format ของวันที่จะเป็นคำว่า “มกราคม” ถึง “ธันวาคม” ถ้าต้องการปรับให้เป็นภาษาอังกฤษ คือ “January” ถึง “      December” (หรือภาษาอื่นๆ ที่มี) จะต้องมาปรับที่ Icon นี้เท่านั้น