00:10:00
การใช้ Excel 2010 กรองข้อมูลจากตารางข้อมูลโดยไม่ใช้ PivotTable
เมื่อคราวที่แล้วเราได้แสดงวิธี การใช้ Excel ในการกรองข้อมูลโดยการสร้าง PivotTable ขึ้นมา ครั้งนี้ เราจะใช้ Excel กรองข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ PivotTable แต่สามารถที่จะกรองข้อมูล(Filter) เรียงลำดับข้อมูล (Sort) โดยใช้ความสามารถของเมนู Data, Filter & Sort โดยตรงเลย ซึ่งสามารถกระทำได้อย่างง่ายดายเช่นกันใน Excel 2007-2010 โดยขั้นตอนการใช้งานนั้น เราจะต้องมีข้อมูลที่เราจะต้องการกรองหรือจะต้องเรียงลำดับเสียก่อน โดยให้เราลองทำตามตัวอย่างต่อไปนี้ดูครับ
1. ให้ออกแบบตาราง โดยคีย์ข้อมูลเข้าไปตามภาพ ตั้งแต่เซลล์ A1 ถึง A20 แล้วจัดรูปแบบตามภาพด้านล่างนี้
2. จากนั้นคลิ้กเลือกที่เซลล์ A1, B1, C1
3. คลิ้กที่แท็บ Data (ข้อมูล) แล้วคลิ้กที่ Filter
4. จะสังเกตว่าจะมีลูกศรเกิดขึ้นดังภาพ
5. ให้เราคลิ้กที่ลูกศรดังกล่าวเพื่อเข้าถึงเมนูที่ใช้เข้าถึงคำสั่งเรียงลำดับข้อมูล หรือคำสั่งในการกรองข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ
6. สมมติว่าเราต้องการจะเรียงลำดับข้อมูลเงินเดือนจากมากไปหาน้อยเราสามารถทำได้ง่ายๆดังนี้
คลิ้กที่ลูกศรตรง Salary แล้วเลือกคำสั่ง Sort Largest to Smallest เราจะเห็นว่า เงินเดือนถูกเรียงจากมากไปหาน้อยดังภาพ
7. ต้องการแสดงข้อมูลเฉพาะคนที่อายุ 19 ถึง 32 ปีเท่านั้น ให้ทำดังนี้ คลิ้กที่ ลูกศรต้องอายุ แล้วเลือกคำสั่ง Number Filters จากนั้นคลิ้กที่ Between…
8. เราจะเห็นกล้องโต้ตอบ Custom AutoFilter ปรากฏขึ้นมา ให้เราใส่ ค่าดังภาพด้านล่างนี้
1
ตรง Age ให้เลือกว่า is greater than or equal to
และคลิ้กที่ And
และเลือกในส่วนข้อมูลที่สองว่า is less than or equal to
is greater than or equal to แปลว่า มากกว่าหรือเท่ากับ
is less than or equal to แปลว่า น้อยกว่าหรือเท่ากับ
เพราะฉะนั้นความหมายของมันก็คือ มากกว่าหรือเท่ากับ 19 และ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 32
ตรง and แปลว่า และ ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ต้องเป็นจริงทั้งสองเงื่อนไขมันจึงจะทำตาม...(อธิบายสำหรับคนทั่วไปที่ไม่ได้เรียนด้านเขียนโปรแกรมมานะครับ)
9. หากว่าเราต้องการล้างค่าต่างๆที่เราได้กรองไว้กลับไปใช้ข้อมูลตามเดิมที่ยังไม่ได้กรองให้เราคลิ้กที่ลูกศรที่คอลัมน์ใดๆ ที่เราได้กรองข้อมูลแบบเงื่อนไข จากนั้น เช่นเมื่อกี้เราเพิ่งกรองที่คอลัมน์ Age ไป เราก็คลิ้กลูกศรที่คอลัมน์ Age จากนั้นก็คลิ้กที่ Clear Filter From “Age”
ตรง Age ให้เลือกว่า is greater than or equal to
และคลิ้กที่ And
และเลือกในส่วนข้อมูลที่สองว่า is less than or equal to
is greater than or equal to แปลว่า มากกว่าหรือเท่ากับ
is less than or equal to แปลว่า น้อยกว่าหรือเท่ากับ
เพราะฉะนั้นความหมายของมันก็คือ มากกว่าหรือเท่ากับ 19 และ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 32
ตรง and แปลว่า และ ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ต้องเป็นจริงทั้งสองเงื่อนไขมันจึงจะทำตาม...(อธิบายสำหรับคนทั่วไปที่ไม่ได้เรียนด้านเขียนโปรแกรมมานะครับ)
9. หากว่าเราต้องการล้างค่าต่างๆที่เราได้กรองไว้กลับไปใช้ข้อมูลตามเดิมที่ยังไม่ได้กรองให้เราคลิ้กที่ลูกศรที่คอลัมน์ใดๆ ที่เราได้กรองข้อมูลแบบเงื่อนไข จากนั้น เช่นเมื่อกี้เราเพิ่งกรองที่คอลัมน์ Age ไป เราก็คลิ้กลูกศรที่คอลัมน์ Age จากนั้นก็คลิ้กที่ Clear Filter From “Age”
ข้อมูลก็จะกลับมาแสดงตามเดิมทั้งหมดครับ
