การใช้ Excel สร้าง Pivot table

การใช้ Excel สร้าง Pivot table

การใช้ Excel สร้าง Pivot table วันนี้เราจะเรียน การใช้ Excel สร้าง Pivot table แบบง่าย เบื้องต้นก่อน..ก่อนที่จะไปถึงขั้น advance…สำหร... 00:48:00

การใช้ Excel สร้าง Pivot table

วันนี้เราจะเรียน การใช้ Excel สร้าง Pivot table แบบง่าย เบื้องต้นก่อน..ก่อนที่จะไปถึงขั้น advance…สำหรับคนที่เป็นมือใหม่หัดขับ ก็สามารถลอง ใช้ Excel สร้างทำ Pivot table เพื่อนำเสนองาน สรุปยอดรวมเงินเดือน ดูเงินเดือนตามเงื่อนไข, ดูยอดขายตามเงื่อนไข เช่น ดูยอดขายของ นาย ก ใน 1 เดือน หรือ 1 ปี, ดูยอดขายที่มากกว่า 30000 บาท, สั่งแสดงเงินเดือนที่อยู่ในช่วงที่กำหนด อะไรประมาณนี้...เอาละตอนนี้ยังไม่ต้องงง...เดี๋ยวเราจะสอน การใช้ Excel สร้าง Pivot table แบบ Step by Step กันเลย ทีเดียวเชียว...โดยเราจะสมมติข้อมูลขึ้นมาเช่นเคยดังนี้

อ่อ เกือบลืมไป เราจะใช้ Excel สร้าง Pivot table แบบมีกราฟ หรือ chart แสดงผลด้วยน่ะ...มาเริ่มกันเลย ให้เราพิมพ์รายการต่างๆลงในตาราง ดังภาพด้านล่านนี้

• อย่าลืมจัดรูปแบบด้วยละ ไม่ต้องสวยงามมาก เอาประมาณในภาพก็พอ ใช้เม้าส์เลือกตั้งแต่เซลล์ A1 จนถึง เซลล์ C15
• คลิ้กที่แท็บ Insert ->PivotTable->PivotChart ดังภาพด้านล่างนี้

• กล่องโต้ตอบ Create PivotTable with PivotChart จะปรากฏขึ้นมา ในส่วนของ Table/Range: จะมีช่วงข้อมูลที่เราเลือกปรากฏอยู่ ในส่วน Choose where you want the PivotTable and PivotChart to be placed ให้เราเลือก New worksheet (เป็นการวาง pivot chart ใน sheet ใหม่ ในที่นี้จะวางไว้ที่ sheet 4 อัตโนมัติ ) จากนั้นเราก็คลิ้ก OK ได้เลย

1. พื้นที่การทำงานของ PivotChart จะปรากฏขึ้นมา ซึ่งจะมีชื่อรายการฟิลด์ต่างๆจากตารางที่เราได้พิมพ์ไว้ปรากฏอยู่เพื่อรอให้เราเลือกเอาไปใช้งาน ซึ่งอยู่ตรง choose fields to add to repost:

บริเวณวงกลมสีเหลืองคือบริเวณที่ Chart หรือ กราฟ จะปรากฏ บริเวณวงกลมสีน้ำเงินคือ บริเวณที่ fields ที่เราเลือกจะปรากฏตัว

• ให้เราติ้กถูกที่ fields (รายการ) ทุกตัว ซึ่งเราจะสังเกตเห็นว่า ฟิลด์ต่างๆได้มาอยู่บริเวณพื้นที่วงกลมสีน้ำเงินตามที่ได้กล่าวไปแล้วนั้น พร้อมกับมีรายละเอียดของแต่ละฟิลด์ปรากฏขึ้นด้วย...ในส่วนของ Chart ก็จะถูกสร้างขึ้นมาตามข้อมูลใน fields ดังกล่าวด้วย ดูภาพด้านล่างประกอบจะเข้าใจดีขึ้น

• จากข้อ ด้านบน เราจะเห็นว่า ตอนนี้ PivotTable ก็แสดงข้อมูลไม่ต่างอะไรไปกับการที่เราสร้าง chart ตรง เมนู Insert Chart ….หากเราดูเผินๆก็คงใช่...แต่ขอบอกว่า มันต่างกัน เช่น PivotTable มีการรวมข้อมูลให้อัตโนมัติ, PivotTable มีการสร้าง Chart ให้อัตโนมัติในไม่กี่คลิ้กด้วย,

• สิ่งที่เพิ่มเติมขึ้นมาคือ เราสามารถกำหนดเงื่อนไขให้ข้อมูลของเราแสดงอะไร หรือไม่แสดงอะไรได้ง่ายกว่าการสร้างข้อมูลโดยการพิมพ์ข้อมูลในตารางธรรมดาๆ เช่น เราจะดูว่าคนที่มีอายุตั้งแต่ 19 ถึง 32 มีใครบ้าง และเงินเดือนเท่าไหร่ เราสามารถทำได้อย่างง่ายดายผ่าน PivotTable โดยเราไม่ต้องมาพิมพ์สูตรเองแม้แต่นิดเดียว ซึ่งนับเป็นการทำงานที่รวดเร็วทีเดียว หากเรามีข้อมูลเยอะ ๆPivotTable จะช่วยเราได้ดีมาก เราลองมาดูตัวอย่างกัน ต้องการทราบว่า คนที่อายุ 19 ถึง 32 ปี มีใครบ้าง และเงินเดือนเท่าไหร่ ให้เราทำดังนี้

• ให้เราคลิ้กที่ Row labels ที่ตรงลูกศรเล็กๆ ดังภาพ แล้ว เลือก value filters จากนั้นคลิ้ก Between…

• หลังจากที่เราคลิ้กที่ Between… แล้ว กรอบโต้ตอบ Value Filters จะปรากฏตัวขึ้นมา ให้เรากำหนดค่าดังภาพด้านล่าง แล้วคลิ้ก Ok

หลังจากที่ กด Ok แล้ว จะเห็นว่า Report ของ PivotTable ของเราจะเปลี่ยนไป นั่นคือ คนที่อายุระหว่าง 19 ถึง 32 ปี จะปรากฏขึ้นมาตามเงื่อนไขที่เราต้องการ รวมถึง Chart ก็จะถูก สร้างขึ้นตามเงื่อนไขนี้ด้วย

1

• จากตัวอย่างที่กล่าวมา เราคงเห็นแล้วว่า การใช้ Excel สร้าง PivotTable ขึ้นมา ช่วยอำนวยความสะดวกให้เราได้มากแค่ไหน เราแทบจะไม่ต้องยุ่งยากกับสูตรเลย เพราะ Excel ทำให้หมด ด้วย PivotTable นี้ PivotTable เหมาะกับงานเร่งด่วนเป็นอย่างยิ่ง กดแค่ไม่กี่คลิ้กก็ได้ผลลัพธ์แล้ว... อีกเรื่องหนึ่งคือ เราจะเห็นว่าบริเวณคอลัมน์ต่างๆ แสดงชื่อไม่สื่อความหมายเท่าไหร่ เช่น ตรง fields ชื่อ แสดงชื่อว่า Row labels ให้เราเปลื่อนเป็น ชื่อ-นามสกุล, ตรง sum of อายุ ก็เปลี่ยนเป็น อายุ, ตรง sum of เงินเดือน ก็ให้เปลี่ยนเป็น เงินเดือน เฉยๆ ก็พอ.....ยังมีรายละเอียดเรื่อง PivotTable อีกมาก ที่ต้องศึกษา คงจะไม่สามารถกล่าวได้หมดในครั้งเดียว...จากสิ่งที่สอนไปขอให้ลองไปฝึกฝนดู จะได้เข้าใจมากขึ้นไปอีก...สำหรับวันนี้ขอบคุณทุกคนที่เข้ามาเยี่ยมชมครับ