วันจันทร์ที่ 11 สิงหาคม พ.ศ. 2557

การใช้ Conditional formatting ตรวจสอบตัวเลขที่ซ้ำ (Check duplicate value with Conditional formatting)

การใช้ Conditional formatting ตรวจสอบตัวเลขที่ซ้ำ (Check duplicate value with Conditional formatting) การทำเครื่องหมายเพื่อบ่งบอกว่าค่าที... thumbnail 1 summary
การใช้ Conditional formatting ตรวจสอบตัวเลขที่ซ้ำ
(Check duplicate value with Conditional formatting)

การทำเครื่องหมายเพื่อบ่งบอกว่าค่าที่เราป้อนเข้าไปเป็นค่าซ้ำหรือไม่ด้วย Excel เราสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การเขียนโค้ดเพื่อตรวจสอบช่วงเซลล์ที่มีค่าซ้ำแบบง่ายๆโดยการใช้ฟังก์ชั่น if แล้วหากพบค่าซ้ำก็ให้ใส่สีพื้นเป็นสีแดงอย่างนี้เป็นต้น ซึ่งน่าจะเป็นวิธีการที่ใช้บ่อยที่สุดอย่างหนึ่ง

แต่ Excel มีฟังก์ชั่นตรวจสอบค่าซ้ำอย่างหนึ่งซึ่งง่ายกว่ามากโดยการตรวจสอบผ่าน Conditional formatting ซึ่งใน Excel 2010 เราไม่จำเป็นที่จะต้องเขียนโค้ดแต่อย่างใด สะดวกมากเลยจริงๆ

สำหรับคนที่ยังไม่เคยใช้ Conditional formatting มาก่อนคงจะจินตนาการหน้าตาของ กรอบโต้ตอบ Conditional formatting ไม่ออกแน่นอน ดังนั้นวันนี้เราจะไปทดลองใช้งาน Conditional formatting….โดยเราจะหัดใช้ผ่านตัวอย่างต่อไปนี้กัน

การตรวจค่าซ้ำซ้อนโดยใช้ Conditional format

1. เปิด Excel ขึ้นมา

2. พิมพ์ค่าตัวเลขเหล่านี้ลงไปที่เซลล์ G1 ถึง k10
(Type these data on G1:K10)
G
H
I
J
K
1          
60
95
72
71
89
2          
54
56
21
77
64
3          
27
49
19
58
31
4          
73
23
29
55
23
5          
30
80
74
31
92
6          
69
87
97
53
12
7          
19
42
41
81
27
8          
42
29
62
52
20
9          
30
61
35
47
21
10      
67
62
26
95
59


















3. เลือกข้อมูลด้วยเมาส์ตั้งแต่ G1 ถึง K10

(Select data G1:K10)

4. คลิกที่แท็บ Home->Conditional formatting->New Rule…ดังภาพด้านล่างนี้ครับ
(Click on Home->Conditional formatting->New Rule…)






5. แบบฟอร์ม New Formatting Rule จะปรากฏขึ้นมา ให้เราคลิกที่ Format only unique or duplicate values
ในส่วนของ Format all : ให้เลือก duplicate

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Format…แล้วคลิกที่แท็บ fill เลือกสีแดงแล้วกด ok ที่อยู่บนฟอร์ม Format cells

จะกลับมาในส่วนของฟอร์ม New Formatting Rule อีกครั้ง ให้เราสังเกตที่ช่อง Preview จะกลายเป็นสีแดง

ที่เราทำทั้งหมดหมายความว่าหากว่าเซลล์ตัวเลขที่เราเลือกมีค่าซ้ำกันก็ให้ Excel ระบายสีแดงเซลล์ที่ซ้ำกันให้เรานั่นเอง...จากนั้นคลิก Ok ไปครับ


6. เราจะเห็นว่าเซลล์ใดที่มีตัวเลขที่มีค่าซ้ำกันจะถูกระบายพื้นหลังเซลล์ด้วยสีแดงดังภาพด้านล่างให้อัตโนมัติ



(Fill red for duplicate values)

ง่ายดีไหมละครับ ไม่ต้องเขียนโค้ดอะไรแม้แต่แอะเดียวเลย

ความสามารถของ Conditional Formatting ยังมีอีกมากครับ เดียวจะทยอยเอามาเล่าให้ฟังในโอกาสต่อไปก็แล้วกันครับ..

จำไว้ว่าจะเก่ง Excel ได้ มันต้องหัดเล่น หัดทำบ่อยๆจะได้คล่องๆ อย่ามัวแต่อิจฉาคนที่เค้าเก่งๆกัน เราเองก็เก่งได้ ไม่ใช่ยุคอดีตเมื่อหลายสิบปีที่แล้วที่การจะศึกษาอะไรทำได้ยาก...นี่มันยุคปัจจุบันทุกอย่างมีให้ศึกษากันหมดได้ในโลกอินเตอร์เน็ตครับ..ขอบคุณที่อ่านจนจบครับ