09:46:00
เทคนิคการใช้งาน Excel 2000 ตอนที่ 6
1.8.2 การแทรกข้อมูลลงไประหว่างข้อมูลเดิม
ถ้าต้องการ Move หรือ Copy ข้อมูลไปไว้ภายในพื้นที่ของข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยไม่ให้ไปทับกันแต่ให้ข้อมูลเดิมขยับออกไปโดยอัตโนมัติ เพื่อนำข้อมูลใหม่ลงไปแทรก ให้ทำดังนี้
· ถ้าเป็นการ Move ให้กด Shift ค้างไว้ แล้วจึง Drag ข้อมูลไปไว้ในพื้นที่เป้าหมาย
· ถ้าเป็นการ Copy ให้กด Ctrl+ Shift แล้วจึง Drag ข้อมูล
ในกรณีที่ต้องการ Drag ไปยังพื้นที่เป้าหมายที่อยู่ต่าง Worksheet กัน ให้กด Alt ค้างไว้ แล้ว Drag ไปบน Worksheet Tab ที่ต้องการ (อยู่ด้านล่างของจอภาพ) จากนั้นจอภาพจะแสดงข้อมูลของ Worksheet นั้นขึ้นมา ให้ Drag ต่อไปยังพื้นที่เป้าหมายใน Worksheet แล้ว Drop ผลลัพธ์ได้เลย
1.9 การจัดรูปแบบข้อมูล (Format)
1.9.1 การปัดค่า (Round) โดยใช้ Custom Format
ปกติจะปัดเศษโดยใช้ฟังก์ชั่น Round แต่สามารถใช้ Custom Format มาจัดการได้ โดยใช้คำสั่ง Format, Cells, เลือก “Number” Tab แล้วเลือก “Custom”
จากนั้นกำหนดรูปแบบเองในส่วนของ “Type”
ตัวอย่าง เช่น กำหนด Format ของ Cell เป็น Type เป็น “Part no.”##-###
เมื่อพิมพ์ข้อมูลตัวเลขใน Cell ที่มี Format ดังกล่าว เช่น
- ป้อนตัวเลข 15576
- โปรแกรมจะจัดรูปแบบให้เป็นข้อความ “Part no. 15-576” ทันที
1.10 การ Save หรือ Open
1.10.1 Shortcut Menu
ในการใช้คำสั่ง File, Open หรือ File, Save นั้น เราสามารถเลือกการทำงานกับ File ต่างๆ ได้ นอกจากคำสั่งที่มีบนจอภาพแล้ว ยังมี Shortcut Menu ให้เลือกใช้เพื่อความสะดวกอีกด้วย
1. เลือกคำสั่ง File, Open (หรือ File, Save)
2. Click ที่ File ใด ๆ จากนั้น กดปุ่มขวาของ Mouse 1 ครั้ง (หรือกด Shift + F10 ก็ได้)
1.8.2 การแทรกข้อมูลลงไประหว่างข้อมูลเดิม
ถ้าต้องการ Move หรือ Copy ข้อมูลไปไว้ภายในพื้นที่ของข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยไม่ให้ไปทับกันแต่ให้ข้อมูลเดิมขยับออกไปโดยอัตโนมัติ เพื่อนำข้อมูลใหม่ลงไปแทรก ให้ทำดังนี้
· ถ้าเป็นการ Move ให้กด Shift ค้างไว้ แล้วจึง Drag ข้อมูลไปไว้ในพื้นที่เป้าหมาย
· ถ้าเป็นการ Copy ให้กด Ctrl+ Shift แล้วจึง Drag ข้อมูล
ในกรณีที่ต้องการ Drag ไปยังพื้นที่เป้าหมายที่อยู่ต่าง Worksheet กัน ให้กด Alt ค้างไว้ แล้ว Drag ไปบน Worksheet Tab ที่ต้องการ (อยู่ด้านล่างของจอภาพ) จากนั้นจอภาพจะแสดงข้อมูลของ Worksheet นั้นขึ้นมา ให้ Drag ต่อไปยังพื้นที่เป้าหมายใน Worksheet แล้ว Drop ผลลัพธ์ได้เลย
1.9 การจัดรูปแบบข้อมูล (Format)
1.9.1 การปัดค่า (Round) โดยใช้ Custom Format
ปกติจะปัดเศษโดยใช้ฟังก์ชั่น Round แต่สามารถใช้ Custom Format มาจัดการได้ โดยใช้คำสั่ง Format, Cells, เลือก “Number” Tab แล้วเลือก “Custom”
จากนั้นกำหนดรูปแบบเองในส่วนของ “Type”
1.9.2 การกำหนดรูปแบบของตัวเลขเองโดยใช้ Custom Format
ตัวอย่าง เช่น กำหนด Format ของ Cell เป็น Type เป็น “Part no.”##-###
เมื่อพิมพ์ข้อมูลตัวเลขใน Cell ที่มี Format ดังกล่าว เช่น
- ป้อนตัวเลข 15576
- โปรแกรมจะจัดรูปแบบให้เป็นข้อความ “Part no. 15-576” ทันที
1.9.3 Formatting
Shortcut Keys
|
Shortcut Key
|
ความหมาย
|
|
Alt + ‘
|
แสดงจอภาพ
Format, Style
|
|
Ctrl + 1
|
แสดงจอภาพ
Format, Cells
|
|
Ctrl + Shift + ~
|
General Number Format
|
|
Ctrl + Shift + $
|
Currency Format
|
|
Ctrl + Shift + %
|
Percentage Format
|
|
Ctrl + Shift + ^
|
Exponential Number Format
|
|
Ctrl + Shift + #
|
Date Format (Day, Month, Year)
|
|
Ctrl + Shift + C
|
Time Format (Hour, Minute AM/PM)
|
|
Ctrl + Shift + !
|
Comma Format
|
|
Ctrl + Shift + _
|
ลบ
Border ทุกเส้น
|
|
Ctrl + B
|
Bold
|
|
Ctrl + I
|
Italic
|
|
Ctrl + U
|
Underline
|
|
Ctrl + 5
|
Strike Through
|
|
Ctrl + 9
|
Hide Rows
|
|
Ctrl + Shift + (
|
Unhide Rows
|
|
Ctrl + 0 (ศูนย์)
|
Hide Columns
|
|
Ctrl + Shift + )
|
Unhide Columns
|
1.10.1 Shortcut Menu
ในการใช้คำสั่ง File, Open หรือ File, Save นั้น เราสามารถเลือกการทำงานกับ File ต่างๆ ได้ นอกจากคำสั่งที่มีบนจอภาพแล้ว ยังมี Shortcut Menu ให้เลือกใช้เพื่อความสะดวกอีกด้วย
1. เลือกคำสั่ง File, Open (หรือ File, Save)
2. Click ที่ File ใด ๆ จากนั้น กดปุ่มขวาของ Mouse 1 ครั้ง (หรือกด Shift + F10 ก็ได้)
|
คำสั่ง
|
ความหมาย
|
|
Open
|
เปิดใช้งาน
File ตามปกติ
|
|
Open Read-Only
|
เปิดใช้งาน
File แบบอ่านได้อย่างเดียว
แก้ไขไม่ได้
|
|
Open As Copy
|
ให้
Copy File นี้ออกมาจากต้นฉบับ
แล้วเปิดใช้ File ที่
Copy นี้มาใช้งาน
|
|
Print
|
พิมพ์
File นี้ออกทางเครื่องพิมพ์
|
|
Open with
|
ต้องการเปิด
File นี้ด้วยโปรแกรมใด
|
|
Send To
|
ส่ง File นี้ไปบันทึกใน Disk ที่ Drive A หรือ ส่งเป็น Mail ไปที่ Microsoft Outlook
|
|
Cut/Copy
|
ใช้ย้ายหรือคัดลอก
File
|
|
Create Shortcut
|
สร้าง
File นี้เป็น
Shortcut เพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้
|
|
Delete
|
ลบ
File ทิ้ง
(อาจกดปุ่ม Del ได้)
|
|
Rename
|
เปลี่ยนชื่อ
File (กดปุ่ม
F2 ได้)
|
|
Properties
|
แสดงคุณสมบัติของ
File นี้
|
3.
กรณีที่ไม่ได้เลือก File ใดๆ จากจอภาพของ Open ถ้ากด Right
Click จะได้ Shortcut Menu ที่ต่างกันไปดังนี้
Explore,
Sharing…, Send To, Properties
|
คำสั่ง
|
ความหมาย
|
|
Explore
|
ไปที่โปรแกรม
Explorer ของ
Windows และเมื่อออกจาก
Explorer ก็จะกลับมาที่จอภาพ
Open นี้ได้
|
|
Sharing
|
ให้
User อื่นๆ
สามารถเข้ามาใช้งานใน Folder นี้ได้
|
|
Send To และ
Properties
|
จะได้จอภาพ
เช่นเดียวกับที่กล่าวมาข้างต้น
|
